Dynamiczny wzrost zainteresowania Internetem, występujący zarówno u osób ze sfery biznesowej jak i zwykłych użytkowników, a także niesamowity postęp w dziedzinie technik internetowych przyczyniły się do znacznego wzrostu liczb funkcjonujących serwisów WWW.
Duże zainteresowanie Internetem, a także udostępnianymi w nim stronami internetowymi sprawiło, że osoby odpowiedzialne za tworzenie tych serwisów odczuły potrzebę wykorzystania systemu odpowiedzialnego za wygodne oraz szybkie zarządzanie treściami umieszczanymi na stronach internetowych.
Systemami umożliwiającymi sprawne zarządzanie stronami WWW są systemy CMS (ang. Content Management System), które pozwalają na budowę witryny internetowej na podstawie szablonów i zarządzanie jej treścią z wykorzystaniem rozbudowanego panelu administracyjnego. Niezwykłą wartością systemów CMS jest fakt, że skutecznie korzystać z nich mogą osoby nie znające języków programowania umożliwiających tworzenie stron WWW.
Ich prosta obsługa polega na zarządzaniu panelem administratora, który udostępniany jest jako interfejs użytkownika funkcjonujący zazwyczaj w postaci strony WWW zawierającej rozbudowane formularze i moduły odpowiedzialne za tworzenie stron internetowych.
Grupy systemów CMS
Systemy CMS dzielą się na kilka grup, wśród których najpopularniejsze obecnie są właśnie systemy odpowiedzialne za zarządzanie treścią znajdującą się na stronie internetowej
(ang. Web Content Management). Nie należy jednak zapominać o nieco mniej popularnych systemach CMS, które umożliwiają zarządzanie dokumentami (ang. Document Management), zarządzanie wiedzą (ang. Knowledge Management), zarządzanie zasobami cyfrowymi (ang. Digital Asset Management) oraz zarządzanie obiegiem treści (ang. Enterprise Content Management)
W celu dokładnego zrozumienia zagadnienia jakim jest zarządzanie treścią należy przytoczyć znaczenie kilku definicji składających się na ten zwrot. W przypadku systemów CMS treść (ang. content) należy podzielić na kilka składowych: dane, informacje oraz wiedzę. Dane są to fakty materialne, które składają się z szeregu małych i pozbawionych kontekstu strzępów informacji, informacje są złożone z faktów i mają określone znaczenie, treść jest to informacja, która ma być wykorzystana, jej wartość zależy od jej pierwotnego przeznaczenia, formy, użyteczności, dostępności oraz niepowtarzalności, wiedza natomiast interpretowana jest jako ogół treści utrwalonych w umyśle ludzkim w wyniku kumulowania doświadczenia oraz uczenia się. Termin zarządzania treścią (ang. content management), który pojawił się wraz z rozwojem zastosowań Internetu oraz aplikacji służących do budowy aplikacji internetowych, rozumieć więc należy jako działalność wspomagającą tworzenie oraz administrację informacji cyfrowej, która dostarczana ma być właściwej osobie we właściwym czasie za właściwą cenę.
Schemat działania systemu CMS
Systemy CMS funkcjonują dzięki poprawnej współpracy komponentów składających się na te aplikacje. W przypadku systemów zarządzania treścią komponentami tymi są: system gromadzenia, system zarządzania, system publikowania, system sterowania przepływem oraz system administracyjny. Wynikiem pracy tych komponentów jest nie tylko rozgraniczenie składowych systemu CMS, ale też jasne określenie łańcuchu procesów, których istnienie jest nieodzownie związane z systemem służącym do zarządzania treścią. Rysunek poniżej przedstawia schemat zależności między wymienionymi powyżej komponentami.
Powyższy schemat dokładnie przedstawia połączenia oraz relacje występujące pomiędzy systemem administracyjnym, a kolejnymi komponentami. Analizując je kolejno należy stwierdzić, że system tworzenia i gromadzenia treści odpowiedzialny jest za zbieranie treści, a także wykonywanie czynności redakcyjnych. System zarządzania odpowiada natomiast za gromadzenie, udostępnianie, pielęgnację, przechowywanie oraz administrację składowych treści i informacji. Repozytorium treści jest bardzo ważną składową tego systemu.
Komponent ten pełni bardzo odpowiedzialne funkcje związane z przechowywaniem treści, umożliwianiem dostępu do danych, obsługą połączeń z innymi systemami oraz przede wszystkim z zarządzaniem treścią, w którym uwzględnić należy bezpieczeństwo treści, określanie jej statusu oraz zarządzanie zasobami użytkownika. Kolejnym istotnym elementem systemów typu CMS jest system sterowania procesami pracy, który koordynuje, planuje oraz wprowadza w życie harmonogramy i zadania pracowników. Komponentem odpowiedzialnym za: wyciąganie składowych treści i zasobów z repozytorium, formatowanie ich i tworzenie z nich publikacji, jest system publikowania. Ostatnim już elementem przedstawionym na powyższym schemacie jest system administracyjny, który służy do kontroli systemu CMS.
Podsumowując informacje przedstawione w tej części pracy stwierdzić można, iż system CMS jest odpowiednio skonfigurowaną aplikacją, w której występuje wiele relacji, zależności i procesów, które składają się na stworzenie systemu pozwalającego użytkownikowi na oddzielenie zawartości informacyjnej serwisu od sposobu jej prezentacji, dzięki czemu każda osoba wpływać może na budowę oraz zawartość strony internetowej.
